Conservazione Elettronica documenti fiscali – Nuove regole

Conservazione Elettronica documenti fiscali – Nuove Regole

E’ stato pubblicato oggi 26 giugno 2014 nella Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministero delle Finanze 17 giugno 2014 (Dm 17 giugno 2014) recante le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”.
Dopo tanti anni il Codice dell’Amministrazione digitale trova le regole per la conservazione elettronica dei documenti fiscali.

 

Le regole nuove sostituiranno il noto “Dm 23 gennaio 2004” che aveva avuto il pregio di dare chiarezza alla conservazione dei documenti informatici ed analogici (es. carta) in modalità sostitutiva a quella cartacea ma soprattutto che aveva dato la possibilità di procedere alla conservazione dei documenti tributari in modalità elettronica.
Da domani dunque spazzati via dieci anni nei quali gli addetti ai lavori ormai conoscevano come conservare in modalità sostitutiva i documenti a rilevanza tributaria per abbracciare un modo “archivistico” più complesso ed articolato che non sarà di immediata “comprensione” per le imprese.

conservazione elettronica

 

 

Conservazione Elettronica documenti fiscali

Eppure le nuove regole rimandano ora al Testo Unico Iva (che in realtà riprende i dettami della direttiva europea) e alle nuove regole tecniche costruite per i documenti informatici che non abbiano la caratteristica di essere nati “tributari”.
Sparisce la conservazione “sostitutiva” per dare vita ai “pacchetti” informativi oggetto della conservazione.
Per archiviarli basterà apporre solo più la marca temporale (riferimento temporale opponibile ai terzi) ed il processo di conservazione potrà essere effettuato entro tre mesi dal termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi.
Pur avendo modificato le definizioni in cui un documento va conservato l’utente si ritroverà poi nella pratica a comportarsi in modo analogo a prima tranne il fatto di essere “spinto” dalla norma all’adozione di un sistema di controllo sostanzialmente affidabile anche nella conservazione.
Il nuovo decreto ha il pregio di apportare comunque alcune semplificazioni.

Conservazione Elettronica documenti fiscali

I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno sempre infatti le caratteristiche dell’immodificabilita’, dell’integrita’, dell’autenticita’ leggibilita’, ma ora utilizzano i formati previsti dal Codice dell’Amminsitrazione digitale ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, “che ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrita’, l’accesso e la leggibilita’ nel tempo del documento informatico”.
“I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilita’;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali. “

Conservazione Elettronica documenti fiscali

Per le copie informatiche e per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici occorre invece l’apposizione della firma elettronica qualificata, digitale o della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali (attualmente usata dagli intermediari qualificati, quali i Dottori Commercialisti).
Qualora siano originali unici tali copie dovranno essere sottoscritte da un notaio o da un pubblico ufficiale.

Conservazione Elettronica documenti fiscali

La distruzione di documenti analogici, di cui e’ obbligatoria la conservazione, e’ consentita soltanto dopo il completamento delle procedure suddette.
Cambia il modo di comunicare la conservazione in modalità elettronica: il contribuente lo farà direttamente in sede di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
In caso di verifiche fiscali i documenti conservati in modalità elettronica dovranno essere leggibili e disponibili su carta o supporto informatico presso la sede del contribuente o nel luogo indicato nella dichiarazione valida ai fini Iva.
Si prevede inoltre l’emanazione di provvedimenti che offriranno la possibilità di esibizione anche in modalità telematica.

Conservazione Elettronica documenti fiscali

L’Agenzia delle Dogane si è riservata la possibilità di emanare proprie modalità sia per l’esibizione dei documenti doganali in modalità elettronica che per la comunicazione da parte del contribuente dell’adozione di tale scelta.
L’imposta di bollo verrà versata in modo esclusivamente telematico (F24 online) entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (per chi chiude l’esercizio al 31 dicembre 2014 dunque entro il 2 settembre 2014).

 

Conservazione Elettronica documenti fiscali

Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione “imposta di bollo assolta ai sensi del DM 17 giugno 2014”.
L’imposta di bollo su libri e registri (exart. 16 della tariffa allegata al DPR 26 ottobre 1972, n. 642) tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.
Da domani non si applicano dunque più le regole di conservazione di cui al DM 23 gennaio 2004 (che resteranno valide solo per i documenti già conservati sino ad oggi) ma si applicheranno le nuove regole di conservazione. I documenti conservati con il precedente Dm 23 gennaio 2004 potranno essere riversati in un sistema di conservazione elettronico conforme alle novità di cui al DM 17 giugno 2014.

Conservazione Elettronica documenti fiscali

Sparisce anche l’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio all’Agenzia fiscale.
La sottoscrizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, per i quali e’ prevista la trasmissione alle Agenzie fiscali, avviene mediante apposizione della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

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Conservazione Elettronica documenti fiscali - Nuove regole
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Conservazione Elettronica documenti fiscali - regole per conservazione elettronica documenti fiscali, dm 17 giugno 2014 tutte le ultime informazioni
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By | 2018-05-17T14:20:25+00:00 giugno 26th, 2014|Diritto e fisco|Commenti disabilitati su Conservazione Elettronica documenti fiscali – Nuove regole

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Paola Zambon è Dottore commercialista in Italia, chartered accountant in Inghilterra e Galles, expert comptable in Lussemburgo.