Ancora novità dal fisco Italiano in tema di conservazione elettronica. La risoluzione n. 81/ e del 25 settembre 2015 emanata dall’Agenzia delle Entrate ha infatti apportato importanti chiarimenti in merito al luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari.

In tema di conservazione elettronica dei documenti tributari avevo già ricordato che nel Modello Unico 2015 quest’anno è comparso il nuovo prospetto “Conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari” rigo RS104) nel modello relativo alle persone giuridiche e che pertanto sia ormai necessario per comunicare di aver effettuato la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari la compilazione di questo rigo in relazione al periodo d’imposta di riferimento.

Nel rigo RS104, per il modello relativo alle società di capitali, va indicato in particolare:

* il codice 1, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, abbia conservato in modalità elettronica, almeno un documento rilevante ai fini tributari;

* il codice 2, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, non abbia conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari (art. 5, comma 1, del d.m. 17 giugno 2014).

I righi da compilare per le altre dichiarazioni dei redditi sono: per l’Unico persone fisiche il rigo RS 140 e per le società di persone il rigo RS40.

La risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 4/e del 19 gennaio 2015 aveva già interpretato che questo nuovo adempimento dovesse essere inteso in sostituzione dell’abolito invio dell’impronta dell’archivio informatico, che secondo la prassi avrebbe avuto il mero intento di estendere la validità dei documenti informatici (dai tre ai venti anni, sulla base della vita della marca temporale).

In realtà, come ho più volte ricordato, la mia opinione professionale è che l’impronta avrebbe potuto fornire una garanzia molto più forte ai verificatori (es. Guardia di Finanza, Agenzia delle Entrate, ecc.) sul fatto che il contribuente potesse avviare una conservazione “parallela” di doppia contabilità, seppure tenuta in formato digitale.

Questa sicurezza pertanto, senza impronta, è venuta a cessare e dunque, ritengo che, oggi, ancora di più che nel passato, siano le regole di conservazione che possano garantire la serietà tributaria di chi, obbligato o meno, passi alla tenuta dei documenti in formato digitale. Ma anche su questo punto, vi invito a presenziare al convegno che ogni anno organizziamo in Aula Magna presso il Politecnico di Torino e che in qualità di Presidente dell’Associazione ICT Dottori Commercialisti, mi onoro di segnalarVi: quest’anno si terrà il 20 novembre 2015. L’invito lo troverete qui

Venendo alla recente novità, la risoluzione 81/e/2015 ha specificato il caso in cui vi sia un soggetto che procede alla conservazione dei documenti a rilevanza tributaria (nel caso in specie le fatture nel c.d. formato fatturaPA inviate alla Pubblica Amministrazione) che non coincida con il depositario delle scritture contabili del soggetto emittente e responsabile dei documenti a rilevanza tributaria stessi (casistica prevista ai sensi dell’art. 35 c. 2 DPR 633/72, ripresa peraltro dal Dm 17 giugno 2014 in tema di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, che implica operativamente la compilazione dei modelli AA7/10 e AA9/11- da quest’anno AA9/12)).

La risoluzione interviene a chiarire diversi punti:

  1. è possibile per chi emette/riceve fatture elettroniche, conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto sul territorio nazionale, quanto all’estero, in Paesi con i quali esista uno strumento giuridico che ne disciplini la reciproca assistenza;
  2. è obbligatorio comunicare, tramite la dichiarazione dei redditi, che nell’anno di riferimento si è proceduto alla conservazione dei documenti in modalità elettronica;
  3. è obbligatorio in caso di controlli e verifiche, “rendere leggibili ed accessibili i documenti (fatture in primis) tanto dalla sede presso cui il contribuente svolge la propria attività, quanto dal diverso luogo in cui gli stessi sono fisicamente collocati, previa apposita dichiarazione da effettuare ai sensi del citato articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633 del 1972”;
  4. si è affermato che il concetto di “conservazione” delle scritture contabili cui il “D.P.R. n. 633 del 1972 e i relativi modelli in uso fanno riferimento – in origine riferito ai soli documenti cartacei e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di “deposito” – deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti”. Pertanto il conservatore di consueto coincide con il contribuente ma può “assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo”. Qualora non sia depositario la comunicazione ex art. 35 DPR 633/72 non dovrà essere effettuata ma andrà specificato coattivamente ed in ogni caso il ruolo ricoperto nel Manuale della Conservazione, ai fini ispettivi.

Evidenzio che sul primo punto, l’Agenzia si era in realtà espressa in una sua precedente circolare di alcuni anni fa, nella quale riportava: “Si ritiene, quindi, che la conservazione in solo formato digitale dei documenti fiscali ed amministrativi fuori dal territorio italiano sia consentita per le fatture elettroniche emesse previo accordo con il destinatario, nonché per le fatture elettroniche emesse senza accordo e spedite in formato cartaceo (conservazione sostitutiva di documento informatico lato emittente), mentre sia esclusa per i restanti documenti.”

Pertanto oggi cambiando decisamente rotta, l’esclusione prevista per i restanti documenti pare essere superata almeno per le “altre scritture contabili” anche se, si potrebbero nutrire ulteriori dubbi per ciò che possa essere considerata la “restante documentazione”: inviterò le Autorità fiscali presenti al convegno di novembre a rendere il loro contributo esegetico in merito.

La risoluzione riporta infine che, i verificatori dovranno sempre poter visionare e acquisire direttamente, “presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili,la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione. Va da sé chela mancata esibizione dei documenti sopra richiamati comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972”.

Il Manuale della Conservazione, come da sempre ho sostenuto, diventa elemento fondamentale per chi conserva in modalità elettronica.

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Conservazione elettronica: novità dal fisco Italiano
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Conservazione elettronica: novità dal fisco Italiano
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Conservazione elettronica: novità dal fisco Italiano. Come conservare la fattura elettronica e le scritture contabili. Le dichiarazioni da compilare e le novità apportate dalla nuova risoluzione dell'Agenzia delle Entrate
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