E’ stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, serie generale n. 8 del 12 gennaio 2015 il Decreto che contiene le regole tecniche per i documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni.
Il “DPCM 13 novembre 2014” recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” va a completare alcune norme richiamate dal Codice per l’Amministrazione digitale.

La norma entra in vigore dal 12 febbraio 2015 e le Pubbliche Amministrazioni avranno tempo fino al 12 agosto 2016 (18 mesi dall’entrata in vigore della norma stessa) per adeguare i propri sistemi di gestione informatica. Fino ad allora potranno essere ancora applicate le previgenti regole tecniche.
conservazione elettronica

Si tratta di quelle regole per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici, nonche’ quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata, stabilite proprio dal Codice per l’amministrazione digitale che definiscono anche le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrita’, la disponibilita’ e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico, nonchè quelle rivolte alle copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico e quelle relative ai documenti amministrativi informatici ed al fascicolo informatico.

Le nuove regole trovano applicazione sia per le pubbliche amministrazioni(di   cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della Costituzione, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall’Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell’articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311) che per i privati (per la parte cui si applica il Cad ovvero per le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 del capo III, nonché’ al capo IV) ed in generale ai soggetti cui è affidata la gestione e conservazione dei documenti informatici.

Dopo molti anni (io stessa sono stata in Italia tra i primi autori che aveva espresso la necessità di chiarire il termine di “formazione” del documento) finalmente la norma apre con un articolo interamente dedicato a questo delicato momento.

Come si forma il documento informatico

 Il documento informatico si può formare sostanzialmente in quattro modalità:

a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;

b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a piu’ soggetti interoperanti, secondo   una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Nel caso a) l'integrità del contenuto e l'immodificabilità del documento possono essere garantite da una o più operazioni quali:
 a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
 b) l'apposizione di una validazione temporale;
 c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;
 d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;
 e) il versamento ad un sistema di conservazione. 
Nel caso b) le caratteristiche di immodificabilita' e di integrita' sono determinate dall'operazione di memorizzazione in un sistema 
di gestione informatica dei documenti che garantisca l'inalterabilita' del documento o in un sistema di conservazione. 
Nei casi c) e d), le caratteristiche di immodificabilita' e di integrita' sono   determinate   dall'operazione   di   registrazione 
dell'esito della stessa operazione e dall'applicazione di misure per la protezione dell'integrita' delle basi di dati e per la 
produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento 
della stessa nel sistema di conservazione. 

Le novità per il documento amministrativo informatico

Viene chiarito che il documento amministrativo informatico cui genericamente si applicano le regole proprie del documento informatico, nasce sostanzialmente o dagli originali creati dalla P.A. o dalle istanze, dichiarazioni e comunicazioni tra imprese e P.A., o inviate e ricevute tramite posta elettronica certificata (e transitate nella registratura di protocollo) o per via telematica. La sua vita dovrà essere ben descritta nel Manuale della gestione, cui dovranno costituire fedeli testimoni i documenti (istanze, dichiarazioni, comunicazioni) anche per estratto, qualora lo preveda la norma.

Rispetto al documento informatico non amministrativo l’integrità del contenuto e l’immodificabilità potranno essere garantite anche dalla registrazione nel registro di protocollo (e negli altri ulteriori ed eventuali registri, albi, elenchi, ecc. come meglio descritti nel Manuale della gestione).

Al documento amministrativo informatico è infine richiesto un set minimo di metadati (sorta di informazioni che permettono la migliore archiviazione del documento stesso), salvi i casi di registrazioni particolari che richiedono specifiche aggiunte. E’ possibile utilizzare formati aggiuntivi e diversi rispetto a quelli elencati nella norma ma occorre darne esplicita motivazione.

La P.A. se permette l’inoltro telematico del documento amministrativo informatico deve provvedere alla diffusione on line degli standard tecnici da utilizzare (codifiche, specifiche, ecc.) rendendoli possibilmente gratuiti.