Sono state emanate le nuove regole tecniche relative alla conservazione dei documenti in formato non cartaceo (sistemi di conservazione sostanzialmente digitalizzati).
Il DPCM 3 dicembre 2013 è infatti comparso in gazzetta ufficiale (n. 59 del 12 marzo 2014 s.o. n. 20) ed era davvero atteso (meglio tardi che mai… ) poichè tra le varie novità attua il quadro delle note regole che mancavano all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale e per le quali sinora ci si riferiva sostanzialmente al provvedimento Cnipa n. 11/04, in effetti datate.
Non trovo (e non l’ho mai trovato, neanche nella formula in bozza delle regole) particolarmente felice il fatto che sia stato modificato il gergo con il quale ormai gli addetti ai lavori avevano compreso la distinzione tra documento da conservare, archiviato, conservato e la nuova forma in cui vengono distinti i documenti (o meglio gli “oggetti” – gergo informatico) da conservare in “pacchetti informativi” formati in tempi diversi:
a) pacchetti di versamento;
b) pacchetti di archiviazione;
c) pacchetti di distribuzione.
Questo perchè, se da un lato, tale distinzione può essere utile alla Pubblica Amministrazione o ad alcune categorie di professionisti/società per la relativa consulenza ritengo che per le piccole e medie imprese che si affaccino alla conservazione sostitutiva di quella cartacea il quadro possa essere non proprio lapalissiano.
Il processo di conservazione ora prevede:
“a) l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico;
b) la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalita’ previste dal manuale di conservazione e con quanto indicato all’art. 11;
c) il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b) abbiano evidenziato delle anomalie;
d) la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o piu’ pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC), e una o piu’ impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalita’ descritte nel manuale di conservazione;
e) l’eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione;
f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche
della struttura dati contenute nell’allegato 4 e secondo le modalita’ riportate nel manuale della conservazione;
g) la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente;
h) ai fini della interoperabilita’ tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione;
i) la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformita’ a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento
informatico;
j) la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato di cui all’art. 11, in conformita’ a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico;
k) lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore;
l) nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa autorizzazione del Ministero dei beni e delle attivita’ culturali e del turismo rilasciata al produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia”.
Vengono aggiunte altri ruoli rispetto a quello del responsabile della conservazione che già era noto: il produttore e l’utente. Entrambi possono essere persone fisiche o giuridiche. L’utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge.
Di fatto il conservatore ora può essere di tipo accreditato (una sorta di “best of breed” per ottenere una presunzione legale di maggiore affidabilità e sicurezza che di fatto tende a mettere il mercato Italiano in oligopolio per l’offerta di tali servizi specie alla Pubblica Amministrazione).
Il manuale della conservazione infine ora va aggiornato anche nella descrizione del modello organizzativo aziendale adottato in termini di processo finalizzato alla conservazione.
Viene specificato che sarà solo “un documento informatico” ma nella realtà, un documento del genere in azienda ovviamente sarà conservato anche su carta proprio per “elucubrarlo” e viverlo.
Il manuale di conservazione illustrerà comunque dettagliatamente “l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”.
