Fattura elettronica: emanate le linee guida per le Pubbliche Amministrazioni

La Ragioneria dello Stato ha emanato le Linee guida per le Pubbliche Amministrazioni per le attività propedeutiche da porre in essere, proprio a loro a cura “per un ordinato avvio degli adempimenti previsti dalla vigente normativa in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica per le amministrazioni pubbliche” tramite la circolare n. 37 del 4 novembre 2013.

Com’è noto infatti grazie all’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 ed al Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 3 aprile 2013, n.55 i Ministeri dal 6 giugno 2014 non potranno accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica secondo le modalità previste dagli allegati del decreto n.55/2013 e, trascorsi 3 mesi da tale data, non potranno neanche procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico.

 La fatturazione elettronica può essere anche adottata in via volontaria se vi è accordo con i propri fornitori, utilizzando il Sistema di Interscambio disponibile a decorrere dal 6 dicembre 2013.

Il SICOGE (sistema informativo per la gestione integrata della contabilità economica e finanziaria che consente alle Amministrazioni di effettuare sia le registrazioni di carattere economico-patrimoniale-analitico che quelle di tipo finanziario) a supporto dei Ministeri verrà dunque aggiornato dalla Ragioneria dello Stato per ricevere e conservare le fatture elettroniche e la gestione delle notifiche tramite il Sistema di Interscambio ed in accordo “con l’Agenzia per l’Italia Digitale nel SICOGE verrà introdotto un registro interno al sistema per la protocollazione delle fatture elettroniche ricevute dal Sistema di Interscambio”.

Tali nuove funzioni per i Ministeri saranno disponibili a partire dal 4 febbraio 2014.

Al fine di utilizzare il SICOGE al meglio la circolare ha focalizzato l’attenzione sui seguenti argomenti:

1.       IPA – censimento uffici destinatari di fattura elettronica

Com’è noto le P.A. devono identificare i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del Sistema di Interscambio ed inserirle nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) in tempo utile per garantirne l’utilizzo in sede di trasmissione delle fatture elettroniche. La circolare ricorda che i Ministeri, “nello svolgere le attività di censimento dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche, dovranno fare riferimento alle istruzioni pubblicate nel sito” e chiarisce le informazioni da indicare nella “Gestione servizi delle Unità Organizzative” dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, “Gestione servizi delle Unità Organizzative” dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni:

2.       organizzazione dei Ministeri – ruoli coinvolti

Per ogni struttura organizzativa di un Ministero sarà individuato un referente in materia di fatturazione elettronica onde:

1) garantire il coordinamento dei tempi e delle modalità di avvio della gestione elettronica delle fatture per gli uffici amministrativo-contabili delle varie strutture centrali e periferiche dei Ministeri stessi;

2) costituire l’interfaccia con la Ragioneria Generale dello Stato per le attività propedeutiche all’avvio del nuovo processo mediante l’utilizzo del sistema informativo SICOGE relazionandosi con i corrispondenti Amministratori di sistema.

3.       relazione unità organizzativa IPA – ufficio SICOGE

Per ogni codice ufficio dell’unitàorganizzativa IPA vi dovrà essere una relazione univoca (sempre aggiornata dal punto di vista anagrafico) con l’ufficio amministrativo-contabile destinatario di fatture censito su SICOGE onde agevolare la trasmissione della fattura agli utenti. Il dirigente/responsabile di ciascun ufficio amministrativo-contabile sarà tenuto a “validare” obbligatoriamente, con apposita funzione, tale relazione registrata dall’amministratore di sistema.

4.       descrizione del processo.

Si riporta il processo descritto nella circolare:

“I fornitori emettono le fatture elettroniche e le trasmettono al Sistema di Interscambio.

Il Sistema di Interscambio, previa esecuzione dei controlli di integrità descritti nelle specifiche tecniche citate nel decreto, trasmette le fatture ai Ministeri che le ricevono su SICOGE.

Il SICOGE, mediante l’associazione effettuata preventivamente fra l’ufficio IPA e l’ufficio SICOGE, provvede a:

ü      protocollare la fattura nel registro interno al sistema

ü      conservare la fattura

ü      trasmettere le notifiche al Sistema di Interscambio

ü      aprire un fascicolo contenente il documento fattura e i suoi allegati

ü      rendere disponibile la fattura ai singoli uffici amministrativo-contabili mediante un’apposita funzionalità nell’ambito del menù di Contabilità Economico-Patrimoniale.

Tale nuova funzionalità permetterà di visualizzare l’elenco delle fatture recapitate, riconoscere o rifiutare la fattura, evidenziare quelle da registrare e contabilizzare, visualizzare la singola fattura e i suoi allegati permettendo quindi la verifica amministrativa della stessa.

Le fatture elettroniche, in analogia alle odierne fatture cartacee, dovranno essere registrate e contabilizzate per renderle disponibili al pagamento.

Emesso il titolo di spesa, al momento dell’invio in Ragioneria, il sistema SICOGE metterà a disposizione, contestualmente al titolo, la fattura elettronica sul sistema informativo SPESE per il riscontro contabile del competente Ufficio di Ragioneria (UCB/RTS).”

I Ministeri, al fine di consentire un corretto dimensionamento e funzionamento delle infrastrutture centralizzate, dovranno fornire entro il 30 novembre 2013 ulteriori le seguenti informazioni riepilogate nell’allegato alla circolare stessa.

Alcune informazioni verranno raccolte anche dall’Agenzia per l’Italia Digitale per consentire un corretto dimensionamento e funzionamento delle infrastrutture centralizzate.

Si ricorda che per gli altri enti pubblici (salvo Regioni, Province e Comuni per i quali si è in attesa di un apposito provvedimento) l’obbligo dell’adozione della fattura elettronica relativa alle forniture scatterà a partire dal 6 giugno 2015 con possibilità di effettuare sperimentazioni anticipate.

Si segnala infine che la recente delibera della Corte dei Conti n. 8/2013/G del 31 ottobre 2013 nell’approvare l’“ Indagine sugli esiti dell’attività di controllo fiscale svolta dall’Agenzia delle entrate e dalla Guardia di finanza basata sugli incroci delle informazioni contenute negli elenchi clienti e fornitori” ha fatto emergere la necessità dell’”adozione di strumenti che consentano una tempestiva “processabilità”da parte dell’amministrazione finanziaria di dati fiscalmente rilevanti quali, ad esempio, la fatturazione elettronica e i sistemi di pagamento tracciato” suggerendo in particolare l’adozione della fattura elettronica obbligatoria per tutti e non solo per le forniture alle P.A.

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